Excel y la Ley 21.719: ¿puedes seguir usando tu planilla?
Sí, la ley no prohíbe Excel. Lo que importa es qué guardas, quién lo ve y si puedes borrarlo. Qué revisar en tu planilla de clientes, sin enredarte.
En este artículo
Si en tu empresa existe un archivo llamado clientes_final_v3_ahora_si.xlsx, este artículo es para ti.
Sí, puedes seguir usando Excel. La Ley 21.719 no prohíbe ninguna herramienta, ni siquiera la menciona. Se fija en lo que haces con los datos: para qué los tienes, quién los ve, cuánto tiempo los guardas y si puedes responder cuando alguien pregunta por ellos.
Si alguien te dice que “Excel ya no cumple”, probablemente te quiere vender un software. Un sistema puede ayudarte, pero una planilla bien cuidada no es ilegal, y un sistema caro mal usado no te protege.
Lo que sí es cierto: la típica planilla de pyme tiene algunos problemas.
Lo que te puede complicar
Las copias
Hay una versión en el computador de ventas, otra en un correo de 2023 y otra en el pendrive de quien ya no trabaja contigo.
Una clienta te pide corregir su teléfono o borrar sus datos, y tienes 30 días corridos para responder, prorrogables una vez. Si la borras de una copia y sigue en las otras, no resolviste nada.
Qué hacer: deja un solo archivo oficial, en una carpeta con acceso controlado, y elimina las copias que encuentres.
El acceso
Un enlace de “cualquiera con el link puede ver”, el archivo adjunto en un grupo o la cuenta de alguien que se fue hace un año.
La ley pide medidas de seguridad acordes con el riesgo y el tipo de datos. Fallar en eso puede ser una infracción grave. Si se pierde un notebook con la planilla y hay riesgo razonable para esas personas, también tendrías que reportarlo a la Agencia.
Qué hacer: comparte con personas específicas, quita a quienes ya no corresponda, activa la verificación en dos pasos y cifra el disco del notebook. Nada de esto requiere comprar un sistema nuevo.
Las columnas de más
Esa columna “Observaciones” que dice “separada, paga tarde” o “tiene depresión, tratar con cuidado”.
La ley pide tratar solo los datos necesarios para el fin. Además, un comentario sobre salud es un dato sensible, y para esos la regla general es el consentimiento expreso.
Qué hacer: recorre las columnas y pregúntate: ¿para qué necesito esto? Si no hay respuesta, sácala. Y lee los comentarios como si la persona los fuera a leer, porque puede pedirte acceso a sus datos.
Los datos que nunca se van
Clientes de 2017 que no compran hace años, o postulantes a un trabajo que ya se llenó.
Los datos se pueden guardar solo el tiempo necesario para su fin. Después, se suprimen o anonimizan, salvo que una ley o la persona permitan más tiempo. Las normas tributarias o laborales pueden obligarte a guardar ciertos documentos, así que no se trata de borrar todo.
Qué hacer: define un plazo por tipo de dato y revísalo una vez al año.
Los datos sin origen
Una persona puede preguntarte de dónde sacaste sus datos y para qué los usas. Tienes que contestarle, y a ti te corresponde demostrar que los tratas de forma lícita.
Qué hacer: agrega una columna de origen (“compra”, “formulario web”, “feria de 2026”). Si es una lista que alguien “consiguió”, revisa si puedes usarla. Lo más probable es que no te convenga.
Nadie a cargo
Llega un correo pidiendo borrar datos y queda en la bandeja de alguien, hasta que vence el plazo. No responder a tiempo es una infracción leve.
Qué hacer: deja a una persona responsable. Puedes ser tú. No necesitas un delegado de protección de datos para esto.
Una planilla más ordenada se ve así
Esta es una forma práctica de organizarte, no un formato que exija la ley. Lleva una hoja aparte que describa cada uso de los datos:
| Dato | Para qué | Base legal | Origen | Hasta cuándo | Quién accede |
|---|---|---|---|---|---|
| Teléfono | Coordinar despacho | Contrato | Compra | [Tu plazo] | Ventas, despacho |
| Correo | Enviar boleta | Obligación legal | Compra | [Plazo tributario] | Administración |
| Correo | Promociones | Consentimiento | Formulario web | Hasta su baja | Marketing |
Fíjate que el mismo correo aparece dos veces. Tener el correo para enviar la boleta no te autoriza automáticamente a mandarle promociones. Son dos usos distintos.
Esa misma hoja te sirve para redactar tu política de privacidad.
Cuándo sí conviene dejar la planilla
No por la ley, sino por el trabajo que te da. Empieza a tener sentido cambiar cuando:
- Varias personas editan el archivo y no sabes quién cambió qué.
- Tratas datos sensibles o de menores y necesitas accesos por rol y registros más finos.
- Ya no das abasto para responder solicitudes o mantener los datos al día.
- Conectas la planilla con otros sistemas, como WhatsApp, correo o agentes de IA.
Si das ese paso, ojo: un CRM tampoco cumple solo.
Para esta semana
- Busca las copias del archivo y deja una oficial.
- Revisa quién tiene acceso y quita lo que sobre.
- Limpia la columna de observaciones.
- Agrega origen y plazo.
- Define quién responde si alguien pregunta por sus datos.
Son pocas horas, y es la base de casi todo lo demás. La fecha vigente de la ley sigue siendo el 1 de diciembre de 2026, aunque el Senado aprobó postergarla. Aquí seguimos ese estado.
Preguntas frecuentes
¿Google Sheets es mejor que Excel para esto?
Depende de cómo lo configures. Lo importante es controlar quién accede y revisar dónde están los datos. Si el servicio los guarda fuera de Chile, revisa también las reglas de transferencia internacional.
¿Tengo que pedir consentimiento a todos los de mi planilla?
No necesariamente. El consentimiento es una de varias bases. Ejecutar un contrato o cumplir una obligación legal también pueden permitirte tratar datos. Para marketing, revisa tu base con más cuidado.
¿Tengo que poner contraseña al archivo?
La ley no pide una medida específica, sino medidas adecuadas al riesgo. Para una lista con datos sensibles, una contraseña sola probablemente se queda corta.
Fuentes
¿Qué proceso te gustaría simplificar?
Cuéntanos dónde se repite el trabajo en tu empresa y vemos un primer paso concreto, sin costo.